Formatie-uitbreidingen

De realisatie van de bestuurlijke ambities uit het coalitieakkoord 'Duurzaam Samenleven', de groei van Diemen en de organisatie-ontwikkeling Diemen '22 leiden tot formatie-uitbreidingen. Onderstaand een overzicht van alle nieuwe formatieuitbreidingen, gevolgd door een toelichting.

Directie en advies

Diemen '22

In juni zijn alle vacatures als gevolg van Diemen '22 ingevuld. Niet alle functies konden ingevuld worden vanuit de bestaande directieleden en teamleiders. Dit heeft tot gevolg dat deels tijdelijk extra formatiebudget nodig is (functie gemeentesecretaris € 140.000) en deels structureel (functie teamleider € 105.000).

In het kader van Diemen '22 is er tot de zomer van 2022 nog een vacature voor de functie van teamleider voor Burgerzaken en Klant Contact Centrum. Voorlopig is besloten om tijdelijk een extra functie van kwaliteitsmanager in te stellen om de basis op orde te brengen. Daarnaast is het nodig om daarnaast minimaal 1 jaar een interim-teamleider aan te stellen. Uitgangspunt is deze kosten in eerste instantie te dekken uit de vrijvallende budgetten van vacante functies.

De interim teamleider zal de knelpunten en doorgroei van het team Burgerzaken en Klant Contact Centrum in beeld brengen. Eventuele gevolgen daarvan nemen we mee in de Kadernota 2023.

De directie heeft de teamplannen voor 2021 beoordeeld. Uit deze beoordeling kwamen bij verschillende teams kleine capaciteitverschillen tot uiting. Aangezien deze verschillen veelal berusten op toezeggingen uit het verleden is besloten deze verschillen eenmalig recht te trekken. Totaal komt dit voor de 14 teams uit op 1,69 fte, dat levert een structureel nadeel op van € 130.000.

Communicatie, participatie en dienstverlening

Er lopen momenteel meerdere concrete trajecten die bijdragen aan de doorontwikkeling van de manier waarop we ons als overheid opstellen richting inwoners. De resultaten moeten samenkomen in een visie op participatie en communicatie, met een doorkijk naar onze dienstverlening. Deze visie wordt in 2021 aan de raad voorgelegd. De visie kijkt vooruit en zet een nieuwe stip op de horizon en agendeert zaken waar we aan kunnen werken om als gemeente adequaat invulling te geven aan het samenspel met de samenleving. Belangrijke actuele maatschappelijke ontwikkelingen krijgen hierin een plaats, denk aan digitalisering, de bijbehorende verbetering van digitale toegankelijkheid, steeds snellere informatie-uitwisseling en de wens tot meer transparantie. Binnen de huidige organisatie is geen beleidsadviseur op het gebied van dienstverlening aanwezig. Voorstel is om voor de periode van 2 jaar een beleidsadviseur van 1,0 fte (€ 80.000) aan te stellen voor advisering en implementatie van het beleid op het gebied van dienstverlening.

Team Administratie Sociaal Domein

Planning & Control ondersteuner

Bij de cluster Planning & Control (P&C) binnen het team is een toename van de werkzaamheden zichtbaar, vooral op het gebied van de de jeugdadministratie. De wens van het bestuur en de directie om frequenter te rapporteren over de financiële en niet-financiële ontwikkelingen binnen het Sociaal Domein voedt deze toename. Naast het rapporteren neemt ook het prognoticeren en adviseren meer tijd in beslag. Om hieraan tegemoet te komen is een uitbreiding van de P&C-cluster noodzakelijk van 0,5 fte. De salariskosten bedragen € 30.000.

Team Sociale Zaken

Senior medewerker

In de loop van 2020 is gebleken dat er door verschillende ontwikkelingen te weinig formatie is om de bestaande taken uit te voeren. Door de reorganisatie Diemen ’22 zullen daarnaast taken die nu bij de teamleider liggen, ondergebracht moeten worden bij de Senior medewerker. Er is daardoor extra capaciteit nodig, te weten 1,0 fte. De kosten zijn € 80.000.

Team Sociaal Team Diemen

Consulent Sociaal Team

De werkdruk bij het Sociaal Team Diemen is momenteel erg hoog. Er is een wachtlijst ontstaan en uit het medewerkerstevredenheidsonderzoek kwam dit punt ook duidelijk naar voren. Qua werkdruk liggen er enkele verwachtingen in vooruitzicht:

• Er is een ontwikkeling gaande waarbij sociaal teams een actievere rol gaan spelen in zowel drang als dwang kader. Op het moment dat hier meer helderheid over is kan dit verder toegelicht worden.

• Toenemende werkdruk: Diemen groeit en daarmee ook de vraag voor ondersteuning. Op dit moment is er bij het Sociaal Team Diemen een wachtlijst van een maand. We merken daarbij dat de vraagstukken complexer worden. Dit heeft gevolgen voor de doorstroom, waardoor we de wachtlijst minder makkelijk kunnen inlopen.

Een te lange wachtlijst is niet wenselijk en zelfs schadelijk voor huishoudens. Veel aanmeldingen komen van Veilig Thuis. Dit zijn zaken die (vanwege de veiligheid van vaak kinderen) niet te lang kunnen blijven liggen. De wachtlijst bestaat momenteel uit 6 gezinnen en lijkt langzaamaan groter te worden. Rekening houdend met de groei van Diemen en de coronisatiesituatie is een uitbreiding noodzakelijk. Deze vraag van uitbreiding is dan voor 24 uur per week (schaal 10). Binnen deze uren kan een generalist gemiddeld 10 casussen tegelijkertijd oppakken. Gezien de complexiteit van de situaties en de overlegmomenten die hierbij komen kijken is het niet wenselijk dat een medewerker van het Sociaal Team minder dan 24 uur per week in het team werkt.

Team Wmo

Administratief consulent en ondersteuner Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo)

Aanhoudend knelpunt bij het team is de werkdruk. De gemiddelde doorlooptijd voor een aanvraag in behandeling wordt genomen is nu 4 tot 6 weken. Dit fluctueert echter sterk. (Het streven is twee weken). Inhuur voor het team Wmo wordt de laatste jaren ten laste gebracht van het Wmo-budget. Voor 2022 stellen wij voor de formatie uit te breiden met 1,0 fte (€ 70.000).

Team Burgerzaken en Klant Contact Centrum (KCC)

Interim teamleider Burgerzaken en KCC

In het kader van Diemen '22 is er op dit moment besloten om de functie van teamleider Burgerzaken en KCC nog niet structureel in te vullen. Er zijn het afgelopen jaar veel achterstanden ontstaan door de coronacrisis. Daarnaast zijn er grote opgaven in het kader van dienstverlening, zoals het verbeteren van de digitale toegankelijkheid en de digitalisering van diverse diensten. Kortom, er is nu veel werk te doen. Het doel is om eerst in beide teams de basis op orde te brengen, zowel in personele zaken als financieel. Daarom is besloten om voor de periode van 1 jaar een interim-teamleider aan te stellen. Deze teamleider zal het komend jaar werken aan een dienstverleningsvisie en een teamplan voor de komende jaren. Uitgangspunt is deze kosten in eerste instantie te dekken uit de vrijvallende budgetten van vacante functies.

Team Sportbedrijf

Beheerder nieuwe sporthal

Door de realisatie van de nieuwe sporthal is een extra beheerder nodig. De kosten voor een fulltime beheerder bedragen € 50.000. De kosten kunnen worden opgevangen door de huuropbrengsten en de stelpost die is opgenomen voor de exploitatiekosten.

Schoonmaker Sportcentrum Duran

Onze personeelsconsulent van Duo+ onderzoekt of het schoonmaken van het sportcentrum Diemen-Zuid kan worden inbesteed. Dit zal leiden tot een uitbreiding van 1,0 fte schoonmaker bij het Sportcentrum Duran (€ 45.000). Hiermee kunnen de kosten van de huidige ingehuurde schoonmaak vervallen. Per saldo zijn er geen kosten aan deze formatie uitbreiding verbonden.

Team Openbare Orde en Veiligheid en Vergunningen

Senior Adviseur

Door het vervallen van de functie van coördinator en het ontstaan van de nieuwe teamleidersfunctie is er een wijziging ontstaan in het takenpakket van de teamleiders. Bepaald is dat de teamleiders geen inhoudelijke taken meer verrichten. Gevolg hiervan is dat de inhoudelijke taken van de voormalige coördinatoren zoveel als mogelijk belegd worden in de desbetreffende teams. Voor wat betreft 'het team 'Handhaving ' en het team 'Openbare orde en Veiligheid en Vergunningen' betekent dit het wegzetten van de beleidsinhoudelijke taken die voorheen door de twee desbetreffende coördinatoren werden verricht. Getracht is deze taken zoveel als mogelijk weg te zetten in de teams. Gebleken is echter dat een behoorlijk aantal beleidstechnische en juridische taken niet weggezet kunnen worden binnen het team Handhaving en/of het team OOV en Vergunningen. Dit omdat deels de kennis en kunde ontbreekt, deels de capaciteit onvoldoende is en nu al keuzes gemaakt moeten worden. Het betreft in ieder geval de gehele beleidscyclus Vergunningen, Toezicht en Handhaving (BIG 8), diverse beleidsstukken, het opstellen van procesbeschrijvingen en enkele uitvoerende werkzaamheden en juridisch inhoudelijk werk op senior niveau.

Vergunningsverlener (als gevolg van huisvestingsverordening)

Met ingang van 1 januari 2021 is de nieuwe Huisvestingsverordening Diemen inwerking getreden. Bepaald is dat bij de urenraming 2021 bekeken zou worden of deze extra taken binnen de huidige capaciteit ten aanzien van vergunningverlening, toezicht en de (juridische) handhaving capaciteit kunnen worden opgepakt c.q. uitgevoerd. Gebleken is dat deze extra taken niet binnen het huidige takenpakket kunnen worden uitgevoerd. Capaciteitsuitbreiding is noodzakelijk teneinde te komen tot een effectieve handhaving van de Huisvestingsverordening (onder andere Airbnb, kamerverhuur). Het gaat om een 0,5 fte vergunningverlening (€ 40.000). Dekking van deze kosten vindt plaats uit de legesopbrengsten van de (omgevings)vergunningen.

Team Projecten

Projectmanager

De ruimtelijke ontwikkelingen binnen de gemeente Diemen vinden veelal plaats in een complex speelveld met meedere partijen en belangen. Ook is er sprake van politieke en maatschappelijke gevoeligheid, grote financiële risico's en ingewikkelde vraagstukken. Dergelijke (gebieds)ontwikkelingen of herontwikkelopgaven vragen om een projectmatige aanpak met een projectmanager die vanuit het team projecten de regie voort over dergelijke projecten. Daarnaast zien we dat het aantal ruimtelijke projecten de afgelopen jaren fors is toegenomen. De verwachting is dat het aantal projecten de komende jaren stabiel blijft en wellicht nog verder toeneemt. Tot nu toe hebben we het toenemende aantal projecten opgevangen door externe, tijdelijke projectmanagers in te huren. We zien dat de vraag structureel is. Een derde projectmanager is daarmee op zijn plaats binnen het team. Hiermee ontstaat meer continuiteit, stabiliteit en blijft de kennis en kunde voor de organisatie behouden. De vraag naar externe projectmanagers zal daarmee niet volledig verdwijnen. Daar waar nodig kunnen eventuele pieken dan wel zeer specifieke projecten nog steeds tijdelijk via inhuur worden opgevangen. De kosten van de projectmanager worden toegerekend aan de desbetreffende grondexploitaties en/of projectbudgetten.

• Inhalen achterstanden grondzaken en planeconomie

Tenslotte is op basis van de capaciteitsberekeningen voor het team een tekort aan uren te zien voor de werkzaamheden op het gebied van planeconomie en grondzaken. Op dit moment kunnen we nog niet vaststellen in hoeverre dit een structureel tekort is. Om de (achterstallige) werkzaamheden uit 2020 op te pakken is in de 2e kwartaalbrief 2021 budget gevraagd voor de inhuur beleidsmedewerker grondzaken/planeconoom voor 2 dagen in de week. De verwachting is dat deze inzet tevens voor 2022 noodzakelijk is.

Team Ruimtelijk Beleid

Beleidsmedewerker Ruimtelijke Ordening

De implementatie en toepassing van de nieuwe regelgeving vanwege de Omgevingswet doet een groot beroep op de beschikbare formatie voor Team Ruimtelijk Beleid. Tegelijkertijd loopt er ook een groot aantal RO-procedures vanwege de diverse projecten en zal dit ook moeten gebeuren voor nieuwe ruimtelijke ontwikkelingen. Een aantal medewerkers is daarnaast belast met andere beleidsvelden zoals cultuurhistorie en natuur en recreatie. Om deze piekbelasting op te vangen is vanaf 2019 tijdelijk een extra RO-medewerker aangetrokken en in 2020 en 2021 is daar nog een extra RO-medewerker bijgekomen op basis van een tijdelijk beschikbaar projectenbudget.

Gelet op alle ontwikkelingen is het de verwachting dat deze piekbelasting ook een groot deel van 2022 aan de orde zal zijn. Daarom is het noodzakelijk om ook in 2022 budget beschikbaar te stellen voor het tijdelijk inhuren van een extra RO-medewerker om alle werkzaamheden te kunnen blijven oppakken (geraamde kosten incidenteel € 100.000). Dit kan in de vorm van een incidenteel projectenbudget 2022. Indien werkzaamheden worden gedaan voor projecten waarvoor een exploitatiebijdrage door de initiatiefnemer wordt betaald (bijvoorbeeld bij een anterieure overeenkomst) wordt deze bijdrage gebruikt om dit budget (deels) te dekken.

Beleidsadviseur Wijkgerichte Aanpak Energietransitie

In 2022 zal worden begonnen met de wijkgerichte aanpakken om van het aardgas af te gaan. De Warmtewet 2 (invoering gepland in 2022) geeft de kaders voor regulering van warmtenetten en collectieve warmtesystemen. Gemeenten krijgen daarin een regisserende rol. Daarnaast zullen nieuwe grootschalige duurzame energiebronnen conform de Regionale Energiestrategie (RES) gerealiseerd moeten gaan worden en zal de RES tweejaarlijks geëvalueerd en bijgesteld moeten worden. Ook zullen de collectieve inkoopacties, VvE cursussen en andere energieprojecten gecontinueerd moeten worden. Dit zal vanaf 2022 nog meer ambtelijke inzet op de energietransitie gaan vragen dan in 2020 en 2021. Naast de inzet door de beleidsadviseur duurzaamheid/energietransitie (1 fte) met vaste aanstelling zal in 2022 in elk geval extra inzet nodig zijn in de vorm van een beleidsadviseur wijkgerichte aanpak energietransitie (1,0 fte). In 2022 worden deze kosten nog uit de Reserve Duurzaamheid gedekt in afwachting van het vrijkomen van Rijksmiddelen. De beschikbare Rijksmiddelen voor duurzaamheidit is nu onderdeel van de kabinetsonderhandelingen. Zodra hier duidelijkheid over is komen wij terug met de mogelijke toekomstige invulling.

Algemeen

Informatieveiligheid

De informatieveiligheidsorganisatie binnen Duo+ bedient de vier DUO organisaties. Hieronder vallen de Chief Information Security Officer, de Functionaris Gegevensbescherming en de Privacy officer. Deze zijn allen ondergebracht bij de Staf. Deze veiligheidsorganisatie overziet de maatregelen die nodig zijn om te voldoen aan de eisen van privacy en informatieveiligheid. De implementatie van deze maatregelen vindt in de lijn plaats. Dit vergt dus ook extra inzet van de teams binnen de Duo+ en Diemense organisatie. Een deel van deze werkzaamheden heeft een incidenteel karakter. Het actueel houden van bijvoorbeeld de verwerkersovereenkomst betreft structurele werkzaamheden. Om zowel binnen Duo+ als binnen Diemen de informatieveiligheid te kunnen blijven invullen stellen wij voor incidenteel € 50.000 budget op te nemen in 2022 en € 50.000 te reserveren voor de extra structurele werkzaamheden.