Samenwerking Duo+

Vanuit de bedrijfsvoering worden een aantal ontwikkelingen gesignaleerd, die noodzakelijk zijn om de bedrijfsvoering op het gewenste niveau te houden c.q. te brengen. Dit betreft de volgende ontwikkelingen:

Wijziging rechtmatigheidsverantwoording

Vanaf het boekjaar 2022 wordt het college verantwoordelijk voor het afgeven van een rechtmatigheidsverklaring aan de gemeenteraad. Dit heeft gevolgen voor het financieel beleid, de inrichting van de organisatie en de financiële verantwoording. De eerste stappen ter voorbereiding hierop zijn reeds in 2020 en 2021 gezet. In 2022 zal de verdere borging in de organisatie de aandacht vragen zodat de volledige interne controle in de lijn uitgevoerd wordt.

Verbijzonderde interne Controle

Door de Verbijzonderde Interne Controle (het VIC-team) onder het programma Stafbureau te brengen wordt de onafhankelijkheid van de VIC geborgd en wordt nadrukkelijk ingezet op de professionalisering van de interne controle en de audit functie binnen Duo+. De VIC is in 2020 weer binnen de eigen formatie opgebouwd waarbij de aandacht voor kwaliteit, tijdigheid en beheersbaarheid de continue aandacht krijgt, dit blijft gehandhaafd.De VIC zal zich in 2022 alleen nog bezig houden met de verbijzonderde interne controle.

Met andere woorden: de 1e lijns controle die binnen de processen vorm geven wordt door de proceseigenaren, wordt door de VIC getoetst.

Inkooporganisatie voor de DUO-gemeenten

Binnen de DUO-organisatie is de inkoopfunctie niet voldoende geborgd. Deze is momenteel decentraal en versnipperd ingericht. De vier DUO-organisaties geven daar ieder een eigen invulling aan. Dat leidt tot risico’s, zowel financieel als voor de rechtmatigheid. Om deze risico’s te verkleinen, maar ook om de gemeenten beter te ondersteunen bij het realiseren van de maatschappelijke effecten is het noodzakelijk, dat de inkoop en aanbestedingsfunctie geprofessionaliseerd wordt. Daarbij komt dat door een betere samenwerking en een optimale bundeling van de inkoop en aanbestedingstrajecten meer inkoopvoordelen behaald kunnen worden. In verband hiermee is door de vier DUO-organisaties aan een onafhankelijk bureau gevraagd advies te geven over hoe de inkoopfunctie binnen Duo+ het meest effectief ingericht kan worden en waar deze functie het beste gepositioneerd kan worden. Gekozen is een Senior Inkoopadviseur en een Regisseur Maatschappelijk Verantwoord Inkopen binnen de staf van Duo+ onder te brengen. Alle advisering over inkoop, alsmede de doorontwikkeling van de inkoopfunctie worden zo gecentreerd opgepakt. De inkoopadviseur is ook het eerste aanspreekpunt voor de Stichting RIJK.

Trainees binnen Duo+

Binnen meerdere DUO-gemeenten wordt gebruikt gemaakt van trainees. Op deze wijze kan een organisatie van onderuit ontwikkelen en voorzien in zijn toekomstige personele behoefte. Duo+ heeft geen middelen om hier invulling aan te geven terwijl juist de behoefte groot is om de continuïteit van dienstverlening ook op termijn goed te kunnen blijven faciliteren. In 2022 wordt gestart met de werving van trainees.

Thuiswerkomgeving ICT

In verband met het grootschalig thuiswerken sinds medio maart 2019 is de thuiswerkomgeving nu opgeschaald naar een piekbelasting van ca. 350 gelijktijdige gebruikers (daarvóór ca. 50 gelijktijdige gebruikers). In dat kader is de thuiswerkomgeving bovendien uitgebreid met enkele grafisch zware toepassingen die daarvóór uitsluitend op kantoor beschikbaar waren. Dit vereist namelijk een aantal relatief zware – en dus dure – virtuele servers in de thuiswerkomgeving.Verwachting is dat we in de toekomst naar een vorm van hybryde werken gaan, deel thuis en deel op kantoor. In dat geval blijft deze vorm van ondersteuning op het gebied van thuiswerkvoorziening structureel bestaan.

In dit kader wordt ook gewezen op de uitbreiding van de werkpleklicenties van de raadsleden en -ondersteuners, zodat ook zij met MS Teams kunnen werken, videovergaderen etc.. Het lijkt voor de hand liggend dat deze voorziening ook in de toekomst mogelijk moet blijven.

Implementatie ICT-pakketten

In 2022 worden de volgende ICT-pakketten aanbesteed/geïmplementeerd:

1. Intranet (Intercomm);

2. Omgevingsplannen;

3. Vergunningen, Toezicht & Handhaving (VTH).

VTH is één van de kernapplicaties, naast Burgerzaken, Financiën, Beheer Openbare Ruimte, Sociaal Domein, Geo-informatie, zaak-/archiefsysteem en Belastingen. De vervanging van dergelijke pakketten is een majeure operatie en vereist meestal externe inhuur voor de projectleiding en/of materiedeskundigheid.

De aanschaf van het pakket zelf wordt bekostigd uit de budgetten voor vervangingsinvesteringen. De implementatiekosten van deze vervangingsinvesteringen zijn geen onderdeel van de reguliere investerings- en exploitatiebudgetten en daarvoor is extra budget toegekend.

Informatieveiligheid

De informatieveiligheidsorganisatie binnen Duo+ bedient de vier DUO-organisaties. Hieronder vallen de Chief Information Security Officer (CISO), de Functioneel Gegevensbeheerder (FG) en de Privacy officer. Deze zijn allen ondergebracht bij de Staf. Deze veiligheidsorganisatie overziet de maatregelen die nodig zijn om te voldoen aan de eisen van privacy en informatieveiligheid. De implementatie van deze maatregelen vindt in de lijn plaats. Veelal krijgt deze vorm binnen het team I&A. Informatieveiligheid neemt aan belang toe. Als gevolg daarvan de eisen waaraan we dienen te voldoen ook. Deze autonome ontwikkeling staat los van de groei van de deelnemende gemeenten noch van de omvang van de dienstverlening. Het vereist dat het team I&A de benodigde expertise dient te ontwikkelen, aan te trekken en ontsluiten om deze nieuwe werkzaamheden uit te kunnen voeren.

Voor I&A moeten de volgende aspecten worden geregeld:

• doorontwikkeling en verdere implementatie van de informatieveiligheidsorganisatie;

• wederkerige verbinding maken met de vier DUO-organisaties;

• uitvoerings- en controlewerkzaamheden verrichten op basis van beleidsregels en risico-analyse;

• vastleggen van de resultaten van deze werkzaamheden, hierover rapporteren en impulsen geven ter verbetering.

Om deze ontwikkeling op dit thema in 2022 in gang te zetten zijn extra middelen vrij gemaakt.